So plant ihr Projekte richtig – unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung

Bei Vereinsberatungen hört man häufig: „Und wie schaffen wir das? Wie erreichen wir das, was wir uns vorgenommen haben?“ In solchen Fällen geht es eigentlich immer darum, ein ehrgeiziges Ziel zu erreichen. Aber die Umstände sind schwierig.  „Dann macht man ein Projekt!“ Aber wie geht das?

Die Ausgangssituation: Was ist euer Problem?

Ob Fußball oder Leichtathletik oder andere Sportart, ob großer oder kleiner Verein – die Ausgangssituation ist mehr oder weniger immer dieselbe: Der Verein erlebt eine schwierige Situation. Die Mitgliederzahlen gehen zurück. Ihr findet keine freiwilligen Helferinnen und Helfer mehr. Euer Platz und/oder eure Übungsräume sind in schlechtem Zustand und sportlich sieht es auch nicht gerade rosig aus.

Antworten auf diese Problemanzeigen sind wahrlich nicht einfach. Die Wurzeln des Übels reichen meistens etwas tiefer. Damit ergibt sich die klassische Voraussetzung für die Planung eines Projekts: Die Situation ist kompliziert, das Problem ist von ziemlicher Bedeutung, eine Lösung ist nicht schnell und einfach zu finden!

Mit solchen Ausgangssituationen befasst sich das professionelle Projekt-Management. Das ist nun auch ziemlich kompliziert, so dass es dafür eigene berufliche Weiterbildungen gibt. Wir versuchen jetzt trotzdem mal, die Grundregeln des Projekt-Managements so zu erklären, dass sie erstens verständlich sind und zweitens hier auf drei oder vier Seiten passen.

Erster Schritt: Was wollt ihr eigentlich erreichen?

Die Frage ist durchaus nicht so blöd, wie sie auf den ersten Blick aussieht. Nehmen wir das Beispiel des Mitgliederschwunds. Verliert der Verein nur ältere Mitglieder? Dann könnte es sein, dass die Angebote für diese Altersgruppe nicht (mehr) passen. Verliert er Mitglieder aus allen Altersgruppen? Dann stimmt meistens insgesamt etwas nicht, z.B. die Qualität des Trainings oder der Zustand der Sportstätten oder ganz einfach die Stimmung im Verein. Oder die Konkurrenz ist zu stark!

Es geht also darum, zuerst das Problem so genau wie möglich zu benennen. Erst nach dieser Klärung könnt ihr anfangen, euch eine Lösung für das Problem vorzustellen. Und diese Lösung wird dann in Form eines Ziels vereinbart.

Wenn ihr ein Ziel formuliert, dann können euch fünf Merkpunkte helfen:

Spezifisch muss das Ziel sein, das heißt, nicht irgendetwas allgemeines wie „Wir brauchen mehr Mitglieder...“. Das Ziel könnte zum Beispiel lauten: „Wir stoppen den Mitgliederschwund und stabilisieren die Zahl der Mitglieder auf dem jetzigen Niveau!“ Oder aber auch: „Wir gewinnen neue Mitglieder, bis wir den Stand von 2018 wieder erreicht haben!“ Also – klar und prägnant muss das Ziel sein!

Messbar muss es sein, das heißt nicht irgendetwas unbestimmtes wie „Mehr als bisher!“ Da sollte schon klar vereinbart werden, wie viele es denn mindestens sein sollen, damit man den Erfolg des Projekts auch messen und damit bewerten kann.

Aktivierend muss es sein. Da könnte jetzt auch stehen „anspruchsvoll“ oder „attraktiv“ oder „erstrebenswert“. Es bedeutet in jedem Fall, dass die Beteiligten so richtig Lust bekommen sollen, für dieses Ziel zu arbeiten. Sie müssen das Gefühl haben und die Überzeugung gewinnen, dass es entscheidend besser wird, wenn ihr das Ziel erreicht.

Realistisch muss das Ziel sein. Als Vorstand kann man auch nicht vor der Saison den Trainer einer Mannschaft verpflichten, mit weniger als 10 Gegentoren und höchstens einer Niederlage und einem Unentschieden aufzusteigen. Anspruchsvoll, aber realistisch, das ist die Formel!

Terminiert muss das Ziel sein. Das bedeutet, für die Erreichung einen festen Zeitraum und damit ein verbindliches Ende zu definieren.

Die fett geschriebenen Anfangsbuchstaben ergeben nun die Regel für die Zielfindung: SMART muss das Ziel sein!

Zweiter Schritt: Wer macht mit?

Da sitzen die Vorstandsmitglieder von TuS 07 Grün-Weiß und gucken sich gegenseitig fragend an: „Tja, wer soll’s machen?“ Die schlechteste Antwort ist, dass dann der Vorsitzende sagt: „Ich mach mir mal Gedanken...“ Die bessere Antwort lautet: „Fragen wir doch die Mitglieder!“ Das kann in der Tat sehr erfolgreich sein.

Es geht aber auch so: 

Um euer Ziel zu erreichen, braucht ihr jemanden, der Ahnung hat von A. Und jemanden, der sich mit B auskennt, und außerdem ist noch wichtig, dass jemand dabei ist, der C beherrscht ... und so weiter.

Das heißt, ihr sucht im Verein und in seinem Umfeld nach fachkundigen „Spezialisten“. Solche Spezialisten zusammen mit denen, deren Herz brennt für eine gute, sinnvolle Lösung, ergeben meistens ein kompetentes Projektteam.

Ratsam ist auch, den einen oder die andere mit ins Boot zu holen, die von der ganzen Sache vielleicht nichts halten. Solche Leute sorgen dafür, dass ihr mit den Ideen und Planungen auf dem Boden der Wirklichkeit bleibt und frühzeitig Widerstände und Hindernisse erkennt!

Wenn das Projektteam berufen und vom Vorstand offiziell beauftragt ist, dann muss es auch in Ruhe arbeiten können. Und das bedeutet, dass nicht dauernd jemand kommt, der schon mal vorweg wissen will, wohin denn der Hase läuft! Stattdessen sollte es für die sogenannten Meilensteine des Projekts vorher vereinbarte Termine geben. An diesen Meilensteinen informiert das Projektteam den Vorstand über seine Ideen und Vorschläge. Und niemanden sonst vorher!!! 

Dritter Schritt: Welche Wege führen zum Ziel? 

In der Sprache der Organisationsentwicklung würde man dies die Strategieplanung nennen. Ein einfaches Beispiel erklärt, was mit diesem Begriff gemeint ist. Wenn man in sein Navi ein Ziel eingibt, erhält man in der Regel zwei bis drei verschiedene Routenvorschläge. Einer beschreibt den schnellsten Weg, einer stellt die kürzeste Entfernung dar, ein dritter ist vielleicht ein Mix aus den beiden anderen oder vermeidet zum Beispiel Autobahnen. Alle Wege führen zum Ziel – aber wie und mit welchen Konsequenzen?

Mit solchen Fragen befasst sich die Strategieplanung. Im Projekt muss man diese Fragen klären, bevor man sich daran macht, einzelne Maßnahmen zu planen. Für das Beispiel der Routenvorschläge bedeutet das: Habe ich einen vollen Tank, kann ich vielleicht schneller fahren und wähle die Autobahn. Stehen weniger Ressourcen, sprich Benzin, zur Verfügung, dann nehme ich die langsamere Strecke, weil ich da weniger Benzin verbrauche.

Aus der Sicht der Projektplanung bedeutet das unter anderem:

  • Welche bzw. wie viele Ressourcen habe ich für die einzelnen Strategien zur Verfügung?
  • Welche positiven oder negativen Nebenwirkungen haben die einzelnen Strategien?
  • Welche Art des Vorgehens passt am besten (oder weniger gut) zum Image des Vereins?

Man sieht daraus, dass die Wahl der richtigen Strategie gar nicht so ohne ist und von mehreren Faktoren abhängt! 

Vierter Schritt: Welche Maßnahmen planen wir?

 Nun wird’s richtig spannend! Das Ziel ist klar und das Projektteam hat sich auf eine oder zwei Strategien geeinigt. Der Auftraggeber, sprich der Vorstand, hat dem bisher Geplanten zugestimmt und signalisiert: „Prima! Macht weiter so!“ Und damit beginnt die Kleinarbeit...

Bleiben wir bei dem Beispiel des Navis und der Autofahrt: 

Die Route steht fest. Was packen wir in die Koffer? Wie oft halten wir unterwegs an? Was machen wir da? Wer fährt im ersten Wagen mit, wer im zweiten? Was kaufen wir unterwegs ein? Was laden wir unterwegs ab? Wie oft müssen wir nachtanken? Wann machen wir Pause für ein ordentliches Essen? Wem erzählen wir unterwegs, was wir vorhaben? Was machen wir, wenn es unterwegs einen riesigen Stau gibt oder eine Straßensperrung?

So könnte man vor dem Start noch viel mehr überlegen! Wichtig ist, dass man überhaupt auf solche Fragen kommt und sich frühzeitig mögliche Antworten überlegt. Denn alle diese Antworten dienen einem einzigen Ziel: Wie erreichen wir am besten das, was wir erreichen wollen?

Fünfter Schritt: Die Umsetzung

Ihr habt euch viele Fragen gestellt, ihr habt euch Antworten überlegt, das Auto ist gepackt, der Tank ist voll! Nun geht es los, und das bedeutet: alle wissen, was sie in bestimmten Situationen zu tun haben. Dieses „Was ist zu tun?“ gehört mit zur Planung.

„Was ist zu tun?“ ist die Überschrift für eine ganze Liste von Maßnahmen. Die haben alle nur einen einzigen Zweck: Sie bringen euch näher an das erstrebte Ziel!

Bleiben wir beim Beispiel der Gewinnung neuer Mitglieder. Die mögliche Strategie lautet: Wir gewinnen bis zum XX.XX.XXXX so und soviel neue Mitglieder in der Altersgruppe 20 bis 40. Maßnahmen zur Erreichung dieses Ziels können dann sein:     

  • Wir ermitteln die Angehörigen dieser Zielgruppe, indem wir ...
  • Wir sprechen diese Zielgruppe direkt an, indem wir ...
  • Wir laden die Angehörigen dieser Zielgruppe ein und bieten ihnen ...
  • Wir bestimmen Kontaktpersonen aus dem Verein, die sich gezielt um diese Zielgruppe kümmern…
  • Wir bereiten für diese Zielgruppe eine kleine, aussagekräftige Information über die Angebote unseres Vereins vor ...
  • Und so weiter ...

Das Beispiel zeigt, dass damit eine andere Art von Arbeit beginnt. Man könnte auch sagen: Jetzt schlägt die Stunde derjenigen, die die Ärmel hochkrempeln und fragen: „Was soll ich tun?“

Sechster Schritt: Die Auswertung

Wer nur Ergebnisse sehen will, der ist jetzt zufrieden, denn ihr könnt Zahlen, Daten, Fakten liefern. Wer aber aus Projekten etwas lernen will, der beginnt jetzt erst mit der letzten Phase. Für manche Leute ist sie sogar die wichtigste. Denn nun geht es darum, eine verlässliche, saubere Evaluation zu erstellen. Das bedeutet, dass man nicht nur die sichtbaren Ergebnisse dokumentiert, sondern auch festhält, was man beim Projekt gelernt hat:

  • Wo gab es besondere Schwierigkeiten?
  • Was gelang überraschend gut?
  • Welche Personen oder Institutionen haben euch geholfen?
  • In welchen Phasen habt ihr schlecht geplant?
  • Was haben ihr bei der Planung übersehen?
  • Wer hat das Projekt in besonderer Weise unterstützt?
  • und nicht zuletzt:
    Welche besonderen Talente habt ihr während des Projekts entdeckt?

Eine solche Evaluation oder Bestandsaufnahme ist aus mindestens zwei Gründen unverzichtbar. Erstens fordern die Förderer und Zuschussgeber normalerweise so etwas nach Abschluss des Projekts, und das bedeutet: Ihr müsst das Projekt dokumentieren!

Und zweitens kann man nur so aus konkreter Erfahrung etwas lernen, was dem ganzen Verein zugutekommt. Und das bedeutet: Ihr wollt das Projekt dokumentieren!

 Wer bis hierhin gelesen hat, der hat gemerkt, dass eine saubere Projektplanung mehr ist als „Schau’n wir mal!“ Glücklicherweise gibt es dafür fachkundige Unterstützung. Wenn ihr euch also mit dem Gedanken tragt, ein Problem professionell zu bearbeiten, aber noch nicht so recht wisst, ob ihr das auch schafft, dann wendet euch ruhig an uns. Die Westfalen Sport-Stiftung berät euch im Vorfeld bei eurer Richtungsentscheidung.